Où sont les archives de ma copropriété ?

Que deviennent mes archives de copropriété ?

Vous avez un projet d'achat d'un logement dans une copropriété ? Sachez que cette acquisition implique une bonne connaissance du fonctionnement et du mécanisme de la gestion exercée par le syndic. Être propriétaire dans une copropriété impose également quelques obligations, devoirs et interventions. Une copropriété est une sorte de petite collectivité ayant ses propres règles. Pour s'impliquer dans la vie d'un immeuble, il faut absolument comprendre comment elle fonctionne.

Il faut commencer par bien définir son statut en tant que nouveau copropriétaire. Il faut aussi connaître le rôle du syndic de copropriété dans la conservation des documents de la résidence. Le syndic garantit la traçabilité et transparence des documents.

Où sont conservés les archives de copropriété ? Dans la suite de l'article, découvrez quelques réponses à cette question.

La copropriété et le copropriétaire

Que signifie une copropriété ?

Dans le domaine de l'immobilier, une copropriété est définie comme étant un ensemble d'immeuble bâti dont la propriété est répartie entre plusieurs personnes. En France, le statut de la copropriété est fixé par la loi 65-557 du 10 juillet 1965. Le terme immeuble est pris au sens large. On peut ainsi redéfinir la notion de copropriété comme étant le statut juridique des lots immobiliers situés sur le même terrain dans un seul bâtiment ou en plusieurs selon les plans de l'immeuble. Ainsi, une copropriété ne doit pas évoquer exclusivement la vision d'un grand bâtiment à plusieurs appartements.

Les différents types de copropriétés

Il existe deux sortes de copropriétés :

• la copropriété horizontale : elle est représentée par un immeuble de plusieurs appartements à étage.
• la copropriété verticale : elle est caractérisée par un ensemble pavillonnaire de plusieurs maisons individuelles construites sur un même terrain.

Pour devenir copropriétaire, il faut donc faire l'acquisition d'un lot dans une copropriété. Cela vous donne droit à la gestion conjointe du fonctionnement et de l'entretien de l'immeuble. Lors de la vente de l'appartement ou de la maison une passation est faite entre le vendeur et l'acheteur.

Quels sont les droits et obligations d'un copropriétaire ?

Le propriétaire d'un logement dans une copropriété peut contrôler toute intervention du syndic dans la gestion. Il dispose d'un certain pourcentage ou un tantième des parties communes comme le toit, le jardin, l'escalier, les ascenseurs, les couloirs, etc. Le copropriétaire a aussi l'usage exclusif du lot, mais doit partager celui des parties communes avec les autres propriétaires de l'immeuble.

Être copropriétaire donne des droits et devoirs. En effet, le propriétaire a droit de vote dans la prise de décision des travaux de maintenance au sein de l'assemblée des copropriétaires. Quant aux devoirs, le fait d'être copropriétaire oblige à respecter le Pv d'assemblée générale, à payer toutes les charges votées par l'assemblée générale.

Qui gère les archives de copropriété ?

Le syndic de propriété est la personne physique ou morale désignée par l'assemblée générale des copropriétés en tant que mandataire. Il occupe plusieurs missions, notamment celles relatives à la gestion administrative et financière de l'immeuble. Il est également chargé d'entretenir l'immeuble et d'exécuter les décisions prises par les copropriétaires lors des assemblées générales. Le syndic de propriété est aussi responsable de la tenue des documents. Ainsi, il lui appartient de vous délivrer tous les documents dont vous avez besoin.

La conservation des archives de copropriété

Lors de l'acquisition d'un lot, le syndic de copropriété remet au propriétaire un document qui définit les droits et les obligations de tous les propriétaires, ainsi que les règles d'organisation en vigueur afin d'harmoniser la vie d'un immeuble. Le syndic ce document jusqu'à la revente de votre copropriété. Le syndic est habilité à assurer la conservation des documents de la résidence, ainsi que la gestion courante des documents divers.

Que contient les archives de copropriété ?

• L'état descriptif de la division des lots
• Le règlement de copropriété
• Les procès-verbaux d'assemblée
• L'état de répartition des charges
• Le carnet d'entretien et des travaux de maintenance de l'immeuble
• Les documents comptables
• Les contrats d'assurance
• Le diagnostic technique de l'immeuble
• Les autres documents : plans de l'immeuble, conventions, contrats du personnel, correspondance…

Tous ces documents constituent les archives de la copropriété et toute intervention du syndic dans la gestion de celles-ci doit faire l'objet d'un Pv d'assemblée générale. Le cabinet de syndic dispose d'un endroit pour entreposer cet important volume de papier. Ainsi, il doit garantir sa traçabilité et transparence à tout moment. Toutefois, d'après la loi Alur, le syndic est tenu de soumettre cette décision au vote de l'assemblée générale des copropriétés qui doit l'adopter à la majorité absolue.

Le support numérique utilisé pour les archives de copropriété

De nos jours, les entreprises spécialisées proposent leurs interventions dans l'archivage des documents de copropriété en proposant des solutions innovantes qui consistent à numériser tous les papiers. Cette dématérialisation ouvre la possibilité d'envoi par voie numérique de certains documents. Sachez également qu'il existe deux types d'archives de copropriété : les archives courantes et les archives dormantes. La gestion de ces dernières pourrait faire l'objet d'une facturation à la charge des propriétaires.

Archives de copropriété : et si je change de syndic ?

En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est dans l'obligation de transmettre au nouveau syndic l'intégralité des documents et les archives de copropriété. En effet, d'après la loi du 10 juillet 1965, “En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, [...] l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots”. Le tout dans un délai d'un mois à compter de la cessation des fonctions de l'ancien syndic.

Le délai d'archivage

Actuellement, aucun texte de loi n'existe pour garantir le délai de conservation des archives de copropriété. Il faut se référer aux textes du droit commun tels que le Code la Sécurité sociale, le Code du Commerce ou Code du travail. Sachez que les documents comptables et les pièces justificatives sont à conserver au moins 10 ans, les documents relatifs aux charges sociales pendant 3 ans et les livres de paie pendant 5 ans.